Makalah : Inovasi Manajemen Perpustakaan SMP

INOVASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (Studi Deskriptif Kualitatif di SMP Negeri 2 Gantung )

A. Tinjauan Umum Perpustakaan SMP Negeri 2 Gantung

Makalah : Inovasi Manajemen Perpustakaan SMP - Perpustakaan SMP Negeri 2 Gantung Belitung Timur merupakan perpustakaan yang telah berdiri sejak 17 Juli 2000 dengan luas ruangan 12 M x 7 M = 84 M2. Perpustakaan SMP Negeri 2 Gantung dikepalai oleh Zulkarnain, S.Pd. Dengan dibantu oleh tiga orang staff yang berasal dari lingkungan sekolah sendiri dengan status PNS, PTT, dan Honor. Berikut struktur organisasi Perpustakaan SMP Negeri 2 Gantung, meliputi:

Perpustakaan SMP Negeri 2 Gantung berupaya melakukan terobosan dan revitalisasi peran dan fungsi perpustakaan sekolah sebagai upaya untuk mendukung program dan visi-misi sekolah. Hal ini dapat dilihat dari visi dan misi Perpustakaan SMP Negeri 2 Gantung sebagai berikut:

Visi: Mampu berperan dalam meningkatkan mutu pendidikan dengan mengembangkan perpustakaan menjadi pusat belajar di sekolah.

Misi:

1. Melestarikan bahan pustaka termasuk karya siswa dan guru
2. Menyelenggarakan pelayanan perpustakaan secara prima
3. Meningkatkan minat baca warga sekolah
4. Mendidik siswa agar memelihara dan memanfaatkan bahan pustaka secara tepat guna
5. Meningkatkan kualitas dan kuantitas koreksi buku baca dan referensi.
6. Menjadikan perpustakaan sebagai sarana belajar yang terbuka bagi guru, siswa, dan masyarakat umum.

Adapun program Perpustakaan SMP Negeri 2 Gantung berdasarkan pada landasan sebagai berikut:

1. Keputusan menteri pendidikan dan kebudayaan no. 0103/0/1981 tanggal 11 Maret 1981. Mengenai pokok-pokok kebijakan pembinaan dan pengembangan perpustakaan sekolah indonesia
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang sistem pendidikan Nasional
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
4. Undang-undang Republik Indonesia Nomer 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan.

Ruang lingkup Perpustakaan SMP Negeri 2 Gantung mengacu pada aspek administrasi, pengadaan sarana prasarana, operasional, dan laporan. Sedangkan  sumber  dana  Perpustakaan  SMP Negeri 2 Gantung berasal dari RAPBS. Untuk koleksi buku berjumlah 7997, majalah berjumlah 24, dan surat kabar satu judul. Semua koleksi tersebut disusun dalam tujuh buah lemari buku. Ruangan dalam perpustakaan terdiri dari dua, yaitu ruang pertama untuk administrasi yang bergabung dengan ruang baca dan buku. Ruang ini pusat dalam perpustakaan, ruangan dilengkapi meja panjang berjumlah sepuluh buah, meja baca pribadi enam buah dengan kursi plastik berjumlah 23 buah. Dan lemari katalog satu buah. 

Perpustakaan  SMP Negeri 2 Gantung memiliki  berbagai  program kerja. Program kerja tersebut terdiri dari program jangka pendek dan program kerja jangka panjang.

Program kerja jangka pendek

1. Menyediakan dan menghimpun bahan pustaka, informasi, sesuai kurikulum sekolah
2. Menyediakan dan melengkapi fasilitas perpustakaan sesuai kebutuhan
3. Mengolah dan mengorganisasikan bahan pustaka dengan sistem tertentu sehingga memudahkan penggunaannya
4. Melaksanakan layanan perpustakaan yang sederhana, mudah dan menarik
5. Meningkatkan minat baca murid, guru, dan staf tata laksana
6. Menambahkan koleksi bahan pustaka secara berkala untuk memenuhi kebutuhan pengguna layanan perpustakaan
7. Memelihara bahan pustaka agar tahan lama dan tidak cepat rusak
8. Menerbitkan kartu perpustakaan bagi siswa, guru dan staf tata laksana
9. Pelayanan peminjaman buku perpustakaan.

Program kerja jangka panjang

1. Menerapkan sisten layanan perpustakaan
2. Menerapkan E-Library Learning
3. Merealisasikan kualitas dan kuantitas buku minimal 2000 judul buku
4. Terciptanya ruangan perpustakaan yang memadai kondusif dan menyenangkan.

B. Kendala yang dihadapi dalam Perpustakaan di SMP Negeri 2 Gantung

Kendala yang dihadapi oleh Perpustakaan SMP Negeri 2 Gantung sama halnya seperti yang dihadapi banyak perpustakaan sekolah lainnya. ini sangat ironis, dimana fungsi sebuah perpustakaan sekolah edukatif, informatif, rekreasi, fungsi riset atau penelitian. Kendala utama yang dihadapi oleh banyak perpustakaan sekolah, terutama perpustakaan SMP Negeri 2 Gantung adalah sebagai berikut:

1. Keterbatasan Dana

Keterbatasan dana merupakan kendala utama yang biasa dihadapi oleh setiap perpustakaan sekolah, tidak terkecuali perpustakaan SMP Negeri 2 Gantung. Untuk itu masalah pendanaan harus direncanakan sedini mungkin. Hal tersebut dapat dilakukan melalui sebuah tinjauan terhadap koleksi yang dimiliki dan tujuan pengembangan program-program berupa dokumen perencanaan. Hal ini harus dilakukan secara sistematis dan sesuai dengan prosedur yang sudah dirancang sebelumnya.

2. Ketiadaan Pustakawan

Untuk sekolah yang sudah memiliki perpustakaan, ternyata juga masih memiliki masalah yang lain seperti kekurangan atau tidak adanya pustakawan ahli. Perpustakaan sekolah saat ini dikelola oleh guru dan pegawai TU yang disuruh merangkap untuk mengelola perpustakaan. Dengan bekal pelatihan, seminar, workshop mereka dipercaya untuk mengelola perpustakaan sekolah. 

3. Keterbatasan dan Kekurangan Koleksi Buku

Fasilitas perpustakaan perlu diperhatikan dalam pengelolaan perpustakaan. Fasilitas perpustakaan terdiri dari gedung/ruang, peralatan/mebeler dan sarana pendukung lainnya. Setiap sekolah mempunyai karakteristik masing-masing dalam perencanan fasilitas. 

Kekurangan koleksi buku yang jumlahnya masih sangat sedikit mengakibatkan para siswa malas datang ke perpustakaan. Kalaupun ada Buku biasanya hanya di dominasi buku-buku paket mata pelajaran. Padahal para siswa di sekolah membutuhkan buku-buku umum seperti novel, buku tentang komputer, buku- buku populer, buku tentang kesehatan, buku tentang sains, buku tentang cara membuat ketrampilan dan kerajinan, bahkan jika memungkinkan buku-buku motivasi, buku memasak dan yang lainya selama itu positif dan tentunya disesuaikan dengan kebutuhan para siswa. 

4. Minat Baca Guru dan Siswa/Siswi di SMP Negeri 2 Gantung. 

Minat baca Guru dan peserta didik yang ada di SMP Negeri 2 Gantung ini masih sangat kurang. Berikut kutipan wawancara dengan Bapak Zukarnain, S. Pd sebagai Kepala Perpustakaan, sebagai berikut:

“ Minat baca Siswa/Siswi dan Guru di SMP Negeri 2 Gantung sangat kurang terlihat dari kunjungan ke perpustakaan siswa dan guru masih rendah. Terutama siswa/siswi, mereka memanfaatkan koleksi yang ada ketika ada tugas dari guru mereka dan ketika meminjam buku paket untuk di gunakan di ruang kelas saat proses belajar-mengajar. Tidak ada inisiatif dari diri mereka masing-masing untuk membaca koleksi buku yang ada diperpustakaan begitupula guru pengajar yang ada, mereka jarang sekali mengunjungi perpustakaan untuk sekedar membaca koran atau buku yang ada di perpustakaan”.

C. Pelaksanaan Manajemen Sekolah SMP Negeri 2 Gantung

Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar perlu diatur dan ditata dengan baik, sehingga pelaksanaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan baik.  Manajemen perpustakaan yang baik merupakan kunci utama dari pencapaian tujuan suatu perpustakaan. Pengelolaan perpustakaan sekolah merupakan kemampuan atau keterampilan seorang kepala sekolah dalam mengurus atau mengelola perpustakaan sekolah dengan cara memanfaatkan segala sumber dan bahan yang tersedia dalam rangka meningkatkan wawasan, pengetahuan dan kemampuan siswa, sehingga dapat menambah dan membantu memperlancar pelaksanaan pembelajaran yang dilakukan guru dan siswa di sekolah.

Dari hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis, kepada pengelola perpustakaan penulis akan membahas empat  hal yang diungkap dari permasalahan yang di angkat oleh penulis, yakni; pendanaan/manajemen, ketiadaan pustakawan, koleksi buku, minat baca.

Manajemen Perpustakaan di SMP Negeri 2 Gantung

Dalam meningkatkan kualitas pengelolaan perpustakaan sekolah pada dasarnya tidak lerlepas dari pelaksanaan manajemen pada umumnya. Pengelolaan memiliki tiga kegiatan pokok, yaitu: perencanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan itu sendiri dan pengawasan. Manajemen haruslah sinergis antara pengelola perpustakaan dengan kepala sekolah. Hal yang telah dilakukan dalam kemajuan perpustakaan seiring dengan pengetahuan yang diperoleh adalah

a. Program Perbaikan Sistem Administrasi 

b. Pengawasan

Dalam upaya meningkatkan pengelolaan perpustakaan sekolah, peran kepala sekolah sangatlah penting dalam melaksanakan pengawasan terhadap perpustakaan sekolah itu sendiri. Pengawasan pada dasarnya adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasnya, dan mengambil tindakan-tindakan korektif apabila diperlukan, untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana. Pengawasan perpustakaan sekolah dalam hal ini ditunjukkan kepada: 

1. Pengawasan terhadap peminjaman buku-buku perpustakaan, pengawasan terhadap pelayanan perpustakaan dan pengawasan pemelihara buku perpustakaan. 
2. Pengawasan terhadap proses peminjaman buku-buku di perpustakaan sekolah bertujuan agar buku-buku yang dipinjamkan kepada siswa dapat dikontrol dengan baik, sehingga mencegah terjadi kerusakan buku, dan kehilangan buku-buku perpustakaan sekolah. 
3. Pengawasan terhadap pemeliharaan buku perpustakaan bertujuan untuk mencegah terjadinya kerusakan dan kehilangan buku-buku diperpustakaan. Oleh sebab itu kepala sekolah dapat mengontrol bagaimana cara pemeliharaan buku-buku diperpustakaan disekolah, yaitu dengan cara menyimpan buku dengan baik, merawat buku dengan cara membungkus buku dan menjaga kebersihan ruagan dan buku-buku yang ada di perpustakan sekolah.

D. Pendanaan

Seperti sudah tercantum dalam Undang-Undang Perpustakaan dan juga Standar Perpustakaan Sekolah, sekolah harus menjamin tersedianya anggaran perpustakaan setiap tahun sekurang-kurangnya 5% dari total anggaran sekolah di luar belanja pegawai dan pemeliharaan serta perawatan gedung. Jadi mau tidak mau, seharusnya rencana pendanaan perpustakaan sekolah harus menjadi bagian ‘integral’ dari pendanaan rutin sekolah. Langkah terakhir yang harus dilakukan pengelola terkait pendanaan atau anggaran adalah merancang dan mengawal penggunaan dana yang sudah diajukan. Hal ini harus dilakukan secara sistematis dan sesuai dengan prosedur yang sudah dirancang sebelumnya. Pengelola harus paham bagaimana dan kapan dana atau anggaran itu dapat dikeluarkan untuk keperluan pengembangan dan kegiatan perpustakaan sekolah. Apalah artinya apabila anggaran atau dana sudah disetujui tetapi pengelola perpustakaan sendiri tidak dapat merealisasikan apa yang sudah direncanakan dan disetujui oleh pengambil kebijakan di sekolah. Untuk pendanaan perpustakaan sangatlah terbatas, sumber dana berasal dari dana bos dengan jumlah peranak 1 juta pertahun. Dan jika diperuntukan untuk perpustakaan sekitar 13 juta. Oleh karena itu, untuk merealisasikan pemenuhan sarana-prasarana pengelola beserta penulis mencoba merancang rencana anggaran untuk tahun 2020.

E. Ketiadaan Pustakawan

Hampir semua perpustakaan sekolah Kabupaten Belitung Timur belum mempunyai pengelola yang benar-benar memiliki kualifikasi ilmu perpustakaan. Sehingga sekolah memanfaatkan kemampuan para guru dan staf TU untuk mengelolah perpustakaan. Termasuk di dalamnya adalah SMP Negeri 2 Gantung. Pengelola perpustakaan di SMP Negeri 2 Gantung bekerja secara maksimal walapun ilmu mengenai pengelolaan perpustakaan di dapatkan secara otodidak dari buku pedoman yang dimiliki dan mencontoh dari perpustakaan yang berkembang. Pengelolah perpustakaan SMP Negeri 2 Gantung terdiri atas

a. Kepala Perpustakaan

Kepala perpustakaan SMP Negeri 2 Gantung bernama Zulkarnain, S.Pd, seseorang guru Bahasa Inggris yang bertanggung jawab kepada kepala sekolah dalam memimpin perpustakaan. Walaupun tidak  memiliki kualifikasi pendidikan di bidang ilmu perpustakaan dan informasi, dia memiliki sertifikat pelatihan yang berhubungan dengan ilmu perpustakaan dari lembaga dan dinas perpustakaan daerah.

b. Tenaga Perpustakaan Sekolah

Rostina merupakan seorang tenaga teknis perpustakaan dengan klasifikasi minimal pendidikan sekolah menengah serta memperoleh pelatihan kepustakawanan dari lembaga pendidikan dan pelatihan. Sebagai tenaga perpustakaan harus mempunyai kemampuan teknis dalam bidang perpustakaan karena akan membantu kepala perpustakaan dalam mengelola perpustakaan dalam keseharian. Selain itu,  Rostina dibantu oleh dua orang guru dan biasanya juga dibantu oleh peserta didik dalam hal menyusun dan mengatur buku yang berantakan. Hal ini dimaksudkan sebagai bagian dari proses pembelajaran bagi siswa didik untuk menyukai perpustakaan. Siswa didik diberi pelatihan singkat yang terkait bagaimana melakukan pelayanan perpustakaan. Untuk menjamin keberlangsungan perpustakaan, maka SDM perpustakaan sekolah harus; 

1. mengembangkan kemampuan professionalnya; 
2. memperhatikan kemampuan yang diperlukan dan prosedur yang dibutuhkan untuk dapat mengelola perpustakaan secara efektif  dari perpustakaan yang sekedar bertahan hidup menjadi perpustakaan yang benar-benar berjalan secara baik, 
3. mengembangkan kebijakan dan prosedur dengan prinsip-prinsip yang mengaktualisasikan visi dari perpustakaansekolah; 
4. mampu memperlihatkan keterkaitan antara sumber-sumber informasi dan tujuan dan prioritas sekolah, serta program perpustakaan; 
5. menunjukkan kemampuan dan peran melalui rencana manajemen.

F. Koleksi Buku

Dari wawancara yang dilakukan penulis kepada salah seorang pengelola perpustakaan, ditemukan persoalan bahwa tingkat penurunan kehadiran siswa untuk datang membaca dan  meminjam buku di perpustakaan diakibatkan hampir sebagian dari buku yang ada diperpustakaan sudah mereka baca.

Persoalan dalam usaha pemenuhan koleksi bacaan atau referensi di perpustakaan sekolah SMP N 2 Gantung  bukan hanya berasal dari pendanaan saja. Kemampuan mengindentifikasi dan menghimpun bahan-bahan yang sesuai untuk dijadikan koleksi dan kegiatan penelusuran informasi sebelum pemesanan di setiap perpustakaan merupakan persoalan yang tidak sederhana. Oleh karena itu, sebagai pengelola perpustakaan haruslah: 

     a. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbit, khususnya mengenai penerbit, spesialis para penerbit, kelemahan mereka, hasil terbitan selama ini, 

     b. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan, 

     c. Memahami kebutuhan pemakai, 

     d. Hendaknya personil pemilihan buku netral,tidak bersifat mendua, menguasai informasi dan memiliki akal sehat dalam pemlihan buku, 

     e. Pengetahuan mendalam menganai koleksi perpustkaan, 

     f. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka ataupun porses membaca. 

Setelah membaca beberapa teori dari beberapa ahli, penulis memberikan solusi untuk diterapkan di perpustakaan SMP Negeri 2 Gantung dalam mengatasi persoalan dana untuk pemenuhan koleksi perpustakaan. Beberapa program antara lain

     a) mencari sumbangan buku-buku kepada penerbit-penerbit dan toko-toko buku menerima sumbangan dari organisasi-organisasi

Perpustakaan mendaftarkan diri menjadi anggota sebuah perhimpunan atau organisasi. Sehingga memperoleh terbitan perhimpunan atau organisasi lebih mudah dan lebih murah bahkan secara cuma-cuma

    b) tukar menukar dengan perpustakaan lain dengan tujuan memperbanyak judul buku.

Buku dari suatu pustaka tertetu tidak dapat diberi di toko buku, hanya dapat diperoleh, melalui pertukaran ataupun hadiah. Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi atau jumlah pustaka yang terlalu banyak, atau hadiah yang tidak diinginkan, dan tentunya ada keinginan untuk ditukarkan dengan bahan yang lain. Pada proses tukar menukar dibutuhkan kesepakatan yang lazimnya memiliki perbandingan 1 : 1 tidak memandang berat, tebal atau tipis publikasi, harga, bahasa

    c) Sumbangan buku pada saat kelulusan siswa. 

Sumbangan buku ini diwajibkan bagi siswa yang telah menyelesaikan sekolah. Hal ini dimaksudkan untuk mengajarkan kepada siswa dan orang tua untuk memberikan sumbangsihnya kepada sekolah sehingga melahirkan nilai-nilai yang berguna bagi karakter anak itu sendiri.

G. Minat Baca Siswa

Membangun minat baca pada siswa atau anak sebenarnya bisa dimiliki dari sejak anak usia dini. Dimana lingkungan keluarga memegang peran penting dalam menumbuhkan minat  baca siswa. Terutama kedua orang tua harus memberikan perhatian terhadap anak dengan cara memberikan kegiatan yang bisa menumbuhkan minat baca pada anak.

Budaya membaca siswa di perpustakaan sekolah saat ini umumnya masih rendah.  Hal ini bukan semata-mata kesalahan dari siswa itu sendiri, tetapi disebabkan oleh apa yang telah disebutkan di atas, yaitu manajemen, administrasi, pustakawan yang bersertifikasi, dan koleksi buku. Sehingga timbul dari bapak atau ibu guru yang kurang perhatian terhadap minat baca siswanya atau anak didiknya.

Lantas bagaimana upaya yang dapat dilakukan menumbuhkan minat baca di perpustakaan sekolah. Penulis dari awal sudah memberikan masukan dan berbuat untuk membantu pengelola perpustakaan sekolah SMP Negeri 2 Gantung. Untuk menumbuhkan minat baca penulis dan pengelola perpustakaan menyusun program yang dapat menarik minat baca dengan berbagai reward dan lomba seperti “Kutu Buku”.

H. Kesimpulan Dan Saran

Setelah penulis mengadakan penelitian dan menganalisa data yang diperoleh baik data yang diperoleh dari literatur maupun data dari lapangan maka dapat ditarik suatu kesimpulan, yakni sebagai berikut:

Manajemen perpustakaan SMP Negeri 2 Gantung haruslah sinergis antara pengelola perpustakaan dengan kepala sekolah. Hal yang telah dilakukan dalam kemajuan perpustakaan seiring dengan pengetahuan yang diperoleh adalah membuat program perbaikan sistem administrasi dan pengawasan

Untuk merealisasikan pemenuhan sarana-prasarana dari pendanaan BOS pengelola beserta penulis mencoba merancang rencana anggaran untuk tahun 2020.

Ketiadaan pustakawan menjadikan kewajiban sekolah untuk mengikutkan pengelola perpustakaan pada workshop yang diselenggarakan lembaga atau dinas terkait.

Guru dan Siswa/Siswi untuk memanfaatkan koleksi buku yang ada di perpustakaan Sekolah saat waktu istirahat ataupun jam pelajaran untuk menumbuhkan minat baca guru dan siswa.

Berdasarkan penelitian ini, penulis dapat menyampaikan saran kepada SMP Negeri 2 Gantung sebagai berikut:

Perlu menambah bahan pustaka yang lebih variasi untuk menunjang kebutuhan pengunjung.

Perlu bantuan dari guru dalam membangun budaya baca, misalnya dalam pemberian tugas dengan memanfaatkan perpustakaan sekolah. Hal tersebut berefek pada siswa menjadi aktif untuk menggunakan perpustakaan sekolah.

Pimpinan perpustakaan sekolah perlu memahami dan melaksanakan manajemen yang efektif dan mampu memotivasi bawahan

Demikianlah Makalah : Inovasi Manajemen Perpustakaan SMP, semoga bermanfaat.